從2009年的整體的信息需求來(lái)看，“郵件歸檔”這個(gè)主題在市場(chǎng)上似乎掀起了一股風(fēng)潮，無(wú)論是因?yàn)樽裱�法�?guī)的因素、企業(yè)內(nèi)部信息安全、企業(yè)與企業(yè)之間的官司法舉證或是郵件災(zāi)后還原的考慮等等，都可以很明顯地看出郵件歸檔已成為企業(yè)信息的維護(hù)規(guī)劃中，一項(xiàng)不可或缺的重點(diǎn)工作。

在守內(nèi)安實(shí)際參與的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)中，只要提及“郵件歸檔”，幾乎每個(gè)MIS或是主管都非常感興趣，但是對(duì)于后續(xù)的執(zhí)行卻存在著許多疑問(wèn)，因?yàn)樗麄冎��?ldquo;郵件歸檔”這四個(gè)字不僅僅只是單純將郵件備份，還要思考后續(xù)所有查詢(xún)的可能，因此在整體空間的規(guī)劃以及歷史郵件的歸檔，執(zhí)行上的負(fù)載相當(dāng)大，通常在每年的信息需求計(jì)劃上雖然都會(huì)提出，但是往往又會(huì)被忽略掉，或是延后執(zhí)行，由此可見(jiàn)其棘手程度。特別是歷史郵件歸檔及調(diào)閱的部份，無(wú)論是使用Exchange或是Lotus Notes的企業(yè)或單位，對(duì)于歷史郵件的歸檔調(diào)閱，都認(rèn)為相當(dāng)困擾。由于大部分的企業(yè)都認(rèn)為儲(chǔ)存空間(storage)的費(fèi)用目前仍是稍高，因此用其來(lái)執(zhí)行較高級(jí)的使用，但相對(duì)于郵件歸檔的認(rèn)知，便不是那么重視，尤其是歷史郵件，最常見(jiàn)的處理方式不是利用磁帶備份，便是利用DVD光驅(qū)刻錄，備份的問(wèn)題固然可以解決，但是一旦需要執(zhí)行郵件調(diào)閱，如果沒(méi)有事先做好索引，絕對(duì)需要耗費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間。

一般客戶(hù)對(duì)于郵件歸檔的空間規(guī)劃經(jīng)驗(yàn)普遍是比較缺乏的，所以經(jīng)常都會(huì)希望依靠專(zhuān)業(yè)的規(guī)劃建議。然而守內(nèi)安會(huì)先請(qǐng)客戶(hù)提供實(shí)際的每日郵件的流量大小，一般包括接收郵件、外發(fā)郵件以及內(nèi)部對(duì)內(nèi)部的郵件流量，之后再作進(jìn)一步的空間規(guī)劃計(jì)算，舉例如下：

    如果有以上的資料，如此就很容易可以估算出來(lái)實(shí)際需要多少的空間。 實(shí)際上的空間規(guī)劃可以從需求中找出幾個(gè)面向來(lái)看：

• 法規(guī)遵循的空間規(guī)劃：一般在法規(guī)的要求中，財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)字文件需要保留七年，一般的數(shù)據(jù)需要保留五年，故若有跟法規(guī)遵循議題相關(guān)的客戶(hù)可以依此來(lái)規(guī)劃儲(chǔ)存空間。然而因?yàn)榉ㄒ?guī)的歸檔年限要求較長(zhǎng)，所以一般會(huì)這樣規(guī)劃儲(chǔ)存裝置：SAN(一年內(nèi))→NAS(三年內(nèi))→Tape或DVD(三年以上)。

• 一般企業(yè)內(nèi)部需求的空間規(guī)劃：一般企業(yè)的規(guī)劃可以依郵件的調(diào)閱頻率以及使用程度來(lái)做規(guī)劃，就經(jīng)驗(yàn)來(lái)看一般企業(yè)其實(shí)僅會(huì)針對(duì)三年內(nèi)的郵件做備存，所以我們從預(yù)算及效率來(lái)做規(guī)劃考慮，如果是大于500個(gè)員工賬號(hào)以上的企業(yè)，建議采用SAN Storage來(lái)做郵件備存，如果是300~500個(gè)員工賬號(hào)的企業(yè)，我們會(huì)建議其使用Disk Array的儲(chǔ)存裝置，至于300個(gè)員工郵件賬號(hào)的企業(yè)，我們則會(huì)以NAS設(shè)備為 優(yōu)先考慮規(guī)劃的儲(chǔ)存裝置，而空間大小則會(huì)建議規(guī)劃3TB，之后再視情況予以調(diào)整。

·           備份后的調(diào)閱速度跟存裝置有很大的關(guān)聯(lián)：企業(yè)往往會(huì)面臨到預(yù)算與空間規(guī)劃的徘徊，因?yàn)轭A(yù)算不夠就沒(méi)有辦法購(gòu)買(mǎi)較高速的Storage，轉(zhuǎn)而藉由光盤(pán)或磁帶來(lái)做備份，可是如果有緊急的調(diào)閱需求的話(huà)，這樣子的備份選擇其實(shí)不是理想的方式，常常會(huì)發(fā)現(xiàn)客戶(hù)因?yàn)橛袑?zhuān)利權(quán)糾紛而需要提出證據(jù)作為左證時(shí)，無(wú)法在第一時(shí)間提供郵件調(diào)閱，所以我們還是認(rèn)為必須要使用到NAS以上的儲(chǔ)存裝置作為媒介才有機(jī)會(huì)縮短調(diào)閱時(shí)間，但如果真的因?yàn)轭A(yù)算因素影響到儲(chǔ)存空間的采購(gòu)，則可以規(guī)劃每個(gè)User定期的歸檔郵件期限，例如說(shuō)限制公司僅備份每個(gè)User一年內(nèi)的郵件，如超過(guò)這個(gè)期限則由系統(tǒng)自動(dòng)刪除，這樣的話(huà)我想對(duì)企業(yè)而言也可以同時(shí)解決空間以及預(yù)算的問(wèn)題，不過(guò)要注意的當(dāng)然有可能調(diào)閱不到歷史較久遠(yuǎn)的郵件本體，這是必須要去思考的。

而“郵件歸檔”除了執(zhí)行上述的備份因應(yīng)之外，其實(shí)尚有一個(gè)需求，乃來(lái)自于稽核部人員�；�核部人員在工作職責(zé)上，無(wú)非就是確實(shí)的掌控所有可能出現(xiàn)對(duì)有損公司利益的任何要件，當(dāng)然，這幾年來(lái)通過(guò)郵件可能造成的機(jī)密外泄事件，已成為稽核部人員在作內(nèi)部稽核時(shí)的重要工作。有鑒于此，如何協(xié)助稽核部人員確實(shí)掌握進(jìn)出公司或者是內(nèi)部的交換郵件的詳細(xì)狀況，也是我們的重要任務(wù)與職責(zé)所在。

“郵件歸檔”絕對(duì)不是一件麻煩事，只要事先做好妥善規(guī)劃，未來(lái)將可以順利建構(gòu)完整的“郵件歸檔與儲(chǔ)存空間”機(jī)制，相信在此機(jī)制建立完成之后，對(duì)企業(yè)整體的營(yíng)運(yùn)效率及信息安全的提升，會(huì)有相當(dāng)程度的幫助。

標(biāo)簽： 安全 計(jì)劃 糾紛 企業(yè) 問(wèn)題 信息安全 選擇

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