導語：先將檔案封皮貼上帶有電腦可識別的條形碼，再按嚴格的先后順序?qū)�檔案內(nèi)的材料整理，最后用上平板掃描儀或高速掃描儀，將檔案內(nèi)容一一轉(zhuǎn)化成影像材料……這是紙質(zhì)檔案數(shù)字化后工作人員的例行工作。今年北京人力社保局改變低效、繁瑣的紙質(zhì)化管理，借助浪潮電子檔案解決方案為東城區(qū)和西城區(qū)檔案構(gòu)建電子化“新家”，將查檔、電子婚育證明等業(yè)務(wù)辦理時間從十幾分鐘縮短到2-3分鐘，甚至幾秒鐘，提升為群眾服務(wù)的效率。

又慢又占地兒，紙質(zhì)檔案的“窘境”

北京統(tǒng)計局數(shù)據(jù)顯示，2013年年底在京流動人口達到758萬，已經(jīng)成為北京新增人口最主要的來源，與人口快速增長相伴而來的是檔案管理的困難加劇。

“我們擁有大量紙質(zhì)的歷史數(shù)據(jù)，保存的時候需要做到防潮、防水處理，還需要占用大量的檔案庫房。2014年市人力社保局的財政預算表中，僅下屬的勞服管理中心這一個部門開列的檔案庫房租賃費就是55萬元。另外對于紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)的辦理，群眾體驗也不好，去開個證明，通常都要等很久，好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來，還得一頁一頁翻。”

北京市人力資源和社會保障局（以下簡稱北京人力社保局）負責人說，“要想提高效率，必須實現(xiàn)全面的電子化處理。另外，我國將在2015年全面推開電子婚育證明等業(yè)務(wù)，北京是首批實現(xiàn)的城市，這也是我們檔案電子化處理的一個重要動力。”

但是流動人口的檔案電子化并非易事。

首先，檔案電子化對存儲設(shè)備的容量提出了高要求。歷史的紙質(zhì)數(shù)據(jù)是掃描成圖片后進行存儲的，如果每張紙的掃描圖片按照2MB空間計算的話，每100萬流動人口的存儲空間是2TB。而一份檔案包含數(shù)張至數(shù)十張不等，按一份10張計算，需要能支持20T以上的容量，加上做RAID的需求，就需要存儲系統(tǒng)提供40T以上的空間。

其次，快速增長的數(shù)據(jù)對系統(tǒng)的擴展性要求很高。根據(jù)北京市統(tǒng)計局數(shù)據(jù)顯示，從2004年到2013年的10年間本市常住人口增加了622.1萬人，其中常住外來人口增加472.9萬人。如果按照數(shù)據(jù)平均計算，本市常住人口每天增加1704人，常住外來人口每天增加1296人。也就是說，每年新增的檔案數(shù)據(jù)有近50萬份，每年新增及備份的存儲空間需要20TB。

再者，檔案要求永久保存，存儲的可靠性必須保證。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機關(guān)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，流動人口檔案需要永久保存。不同于短期保存為十五年以下，也不同于長期保存的十六年至五十年左右，永久保存的要求需要存儲介質(zhì)更為可靠。 

電子檔案方案，打造流動人口檔案“新家”

“電子檔案建設(shè)是我們的重點工作，我們希望選擇有較多項目經(jīng)驗的存儲廠商，同時，解決方案要有較好的性價比，經(jīng)過系統(tǒng)評估，浪潮提出的以AS500E和TL1000為核心的電子檔案解決方案獲得認可”，北京社保局負責人表示。 

選擇浪潮AS500E系列作為主要的存儲設(shè)備是因為其一貫表現(xiàn)良好以及滿足大容量和高擴展性需求。具體說來，AS500E采用3U16盤位，容量64TB；算上擴展柜，最大支持64塊盤，最大容量可達到256TB，并且支持LUN在線擴容、在線動態(tài)RAID組擴展和動態(tài)邏輯卷擴展。當新的存儲設(shè)備聯(lián)入SAN后，經(jīng)過容量和區(qū)域的劃分，就可以被聯(lián)入SAN中的主機有效識別使用，很好的滿足了電子檔案快速增長對擴展性的要求。

浪潮AS500E的可靠性來自于無單點故障的設(shè)計理念，在關(guān)鍵組件比如控制器、電源模塊、散熱裝置等都采用冗余配置，而且支持控制器、風扇、電源及硬盤的熱插拔。此外，雙控制器的多個工作模式可以無縫切換，保證了系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。為流動人口的檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。

TL1000物理磁帶庫作為備份都是這個解決方案的一大亮點，物理磁帶庫具有技術(shù)成熟、存儲容量大、成本低，作為備份設(shè)備使用比較合適。TL1000物理磁帶庫可以采用LTO5和LTO6兩張驅(qū)動器，如果是LTO5 的驅(qū)動器，壓縮以后的容量為72T，如果是LTO6的驅(qū)動器，能夠提供最大壓縮容量為150T，成本比其他存儲方式要低很多。在保存時間上，TL1000物理磁帶庫的數(shù)據(jù)保質(zhì)期達到30年，符合了北京市人力資源和社會保障局對數(shù)據(jù)歸檔的要求。 

業(yè)務(wù)辦理縮短到3分鐘以內(nèi)

提到檔案電子化的好處，北京人力社保局負責人表示，一是優(yōu)化了辦事程序；二是提高了檔案的安全性。據(jù)其介紹，以往單位查檔或個人開證明，要先從檔案庫里調(diào)出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間一般在10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時，窗口經(jīng)常排出長隊來；現(xiàn)在，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關(guān)材料便在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內(nèi)搞定，快的幾秒鐘，復雜的也就五分鐘。

另外，從環(huán)保角度來看，如果按照平均增速50萬份檔案來計算，用紙質(zhì)存儲方式，需要接近350棵20年樹齡的大樹。而現(xiàn)在采用電子檔案，每年就可以在檔案上少砍350棵樹。

北京人力社保局負責人說：“選擇浪潮AS500E存儲及TL1000磁帶庫組成的電子檔案解決方案比較成功，在東城區(qū)和西城區(qū)的先期建設(shè)中，我們已經(jīng)投入使用，目前運行穩(wěn)定。在其他城區(qū)將逐步推廣，幫助我們構(gòu)建出一個完整的流動人口檔案電子化管理新模式。”

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